Quanto è importante, oggi, gestire efficacemente il tempo? Si tratta di una domanda cruciale in grado di impattare con forza sia nella vita personale che in quella professionale, due ambiti strettamente correlati e che si influenzano vicendevolmente.
Facciamola semplice: avere troppe cose da fare e poco tempo a disposizione è una delle principali fonti di stress nella vita quotidiana.
In base a una ricerca dell’American Psychological Association, infatti, il 44% degli intervistati ha dichiarato di sentirsi sopraffatto dalla gestione delle attività quotidiane.
Si tratta di un arcano risolvibile attraverso strategie orientate non ad aumentare il tempo dedicato al lavoro, bensì alla capacità di organizzarsi in maniera più efficace.
In questo articolo abbiamo già presentato le tecniche più utili per gestire il tempo in ambito professionale, ma nelle righe che seguono abbiamo ritenuto utile presentare cinque strategie efficaci per interpretare questo principio in relazione alla riduzione dello stress.
1. Definire le priorità con il principio di Pareto
Non tutte le attività hanno lo stesso peso. Il principio di Pareto, noto anche come regola dell’80/20, si basa proprio su quest’idea.
Il principio suggerisce che l’80% dei risultati deriva dal 20% delle azioni. Essenzialmente, concentrarsi sulle attività che generano maggiore impatto permette di evitare sprechi di tempo e ridurre la sensazione di sovraccarico.
Per applicarlo, puoi iniziare ogni giornata identificando le tre attività più importanti che ti avvicinano ai tuoi obiettivi. Eliminare o delegare compiti meno rilevanti ti aiuterà a sentirti più produttivo e meno stressato.
2. Pianificare la giornata con il time blocking
Una delle strategie più efficaci per organizzare il tempo è il time blocking, tecnica utilizzata da molti imprenditori di successo per suddividere la giornata in blocchi dedicati a specifiche attività.
Uno dei più celebri sostenitori di questa tecnica è Cal Newport (autore e professore alla Georgetown University, noto per i suoi studi sulla produttività e il deep work).
Newport utilizza il time blocking pianificando ogni giornata su carta senza ricorrere al multitasking.
Se necessario, sempre mantenendo un equilibrio tra produttività e pause, ricalibra la pianificazione in modo flessibile e afferma che questo metodo gli permette di massimizzare il focus e ridurre le distrazioni.
Per iniziare ad utilizzare il time blocking, stabilisci quindi orari precisi per lavorare su progetti importanti e individua momenti a parte dedicati alla gestione delle email e delle comunicazioni. Non dimenticare, come insegna il professor Newport, di lasciare sempre degli spazi flessibili per gli imprevisti, evitando così di sovraccaricare la tua agenda.
3. Ridurre il multitasking per migliorare la concentrazione
Ne abbiamo già parlato in precedenza analizzando l’approccio di Newport al time blocking: il multitasking, nonostante sembri una soluzione efficace per risparmiare tempo, in realtà rischia di produrre l’effetto contrario.
Lo dimostrano numerosi studi, come quello condotto dalla Stanford University che ha rilevato quanto alternare la propria attenzione continuamente tra più attività riduca la produttività del 40% e aumenti considerevolmente i livelli di cortisolo, l’ormone dello stress.
Lavorare invece in modalità deep work – altro concetto approfondito da Cal Newport – ovvero concentrandosi su un’attività alla volta senza distrazioni, migliora la qualità del lavoro e abbassa la tensione mentale.
Il primo suggerimento è quello di disattivare qualsiasi notifica, magari attraverso strumenti come la modalità “non disturbare”, e cercare di creare un setting di lavoro che favorisca il più possibile la concentrazione. In questo senso, il silenzio è sempre un buon alleato.
In generale, è molto portante creare spazi di tempo che ti consentano di focalizzarti in maniera esclusiva su una singola attività: ne va della qualità del tuo lavoro e, soprattutto, del tuo benessere.
4. Prendere pause strategiche per ridurre lo stress
Il cervello umano non è progettato per rimanere focalizzato su un’attività per ore senza interruzioni.
Secondo quanto afferma l’Organizzazione Mondiale della Sanità, il sovraccarico di lavoro è una delle principali cause di stress cronico e, quindi, di malattia.
In Italia lo sappiamo bene, e infatti la normativa sul lavoro prevede che, se la giornata lavorativa supera le 6 ore, i lavoratori abbiano diritto a una pausa di almeno 15 minuti. Si tratta di un tempo di break obbligatorio che mira a garantire il benessere dei dipendenti, prevenendo l’affaticamento e promuovendo, tra l’altro, la produttività.
Inoltre, in contesti professionali particolarmente sedentari, pratiche come le “pause attive“, che consistono in brevi sessioni di movimento o stretching, sono raccomandate per contrastare la sedentarietà e migliorare la salute muscolo-scheletrica. Nonostante non siano previste per legge, alcune linee guida suggeriscono addirittura l’esecuzione di una pausa di 10 minuti ogni 2 ore di lavoro per svolgere attività fisica leggera.
Abituati, quindi, ad adottare semplici accorgimenti: se il tuo luogo di lavoro lo consente, sarebbe opportuno alzarti dalla scrivania ogni ora, fare una breve passeggiata o praticare esercizi di respirazione, tutte attività che possono aiutarti a mantenere un equilibrio più sano tra produttività e benessere.
5. Dormire meglio per migliorare la gestione del tempo
Un aspetto spesso sottovalutato nella gestione del tempo è la qualità del sonno. La National Sleep Foundation evidenzia che chi dorme meno di sei ore a notte ha il 30% di probabilità in più di commettere errori quotidiani e di sperimentare alti livelli di stress.
Per migliorare la qualità del riposo, è utile adottare una routine serale regolare, evitare l’uso di dispositivi elettronici prima di dormire e creare un ambiente rilassante.
Provare per credere: un sonno adeguato permette di affrontare la giornata con maggiore lucidità e meno fatica.
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